Tilda Publishing
наша работа - помогать вам управлять бизнесом
Подкаст "Механики бизнеса"
#29
Управление бюро дизайна интерьеров - ARCHWOOD
Сегодня говорим с Мариной Измайловой, основательницей бюро дизайна интерьеров ARCHWOOD. Марина с командой проектируют решения для жилых пространств и проповедуют архитектурный подход к интерьеру. У Марины классный опыт по организации полностью удалённой работы - без офиса, с четко выстроенной структурой, понятной постановкой задач и эффективным контролем.

Марина принципиально отказалась от офиса с самого начала и до сих пор пока не видит причин, зачем её компании он мог бы понадобиться, о чём подробно и рассказала в этом выпуске. Ещё поговорили с Мариной о том, как она организовывает собственную работу, что в эту работу входит и куда Марина ведёт свой корабль. Марина поделилась крутейшими механиками: • дела дня • стратегического дня • перехода к делегированию • эффективного и безопасного разбора ошибок с командой • снижения конфликтов как в коллективе, так и с клиентами - и своим видением будущего рынка дизайна интерьеров.

Марина сама полностью выстраивала систему управления своим бизнесом, и выстроила её впечатляюще. Она говорит, что в основе всего лежит здравый смысл и логика. И разве можно с этим поспорить? Послушайте сами ❤
Присоединяйте к нашему на разговору на Youtube:
Слушайте наш разговор на soundcloud:
Или:
Или читайте выдержки из разговора:

Бизнес после пандемии и удалённая работа
... У нас всё хорошо. Мы сейчас в своей среде, в равных в условиях. В том смысле, что мы давно уже работаем дистанционно, а сейчас все уже начали работать дистанционно. Мы уже не кажемся странными :) Не нужно никому объяснять, почему мы отказались от офиса. Ведь это наша стратегия долгосрочная ...
Онлайн-курс для собственников квартир и начинающих дизайнеров
... У нас уже второй поток. Это очень интересная для меня лично сфера. Это мой авторский проект, и я там главный преподаватель. Я подумала, что это может стать моей личной миссией. Я хотел бы сделать, чтобы дизайн был доступным. Чтобы люди сами могли сделать себе интерьер выше уровнем. И я думаю, что это очень сильно повлияет на уровень жизни, на самоощущение каждого человека. Что ты видишь, когда встаёшь утром? Когда чистишь зубы? Когда ешь? ...
Как к концу института иметь приличное портфолио реализованных объектов
... В институте так сложилось, что мне нужно было оплачивать образование самой. Сначала частично, потом полностью. Я какое-то время искала работу на 1-2 курсе, но как-то не сложилось, не смогла найти работу, чтобы оставалось время на учёбу полноценно и чтобы при этом работа перекрывала мои потребности в оплате. И я просто разместилась на форуме журнала “Идеи вашего дома”: студентка, 2 курс МАРХИ, ищу попробовать за символические деньги какой-нибудь проект, буду стараться :) И так нашла первого клиента.

И ещё работала в маленькой фирме родителей, делала логотипы и всякие мелочи. И как-то меня это затянуло. Если чего-то не хватало , то , я сама осваивала программы, 3d-графику. Работала как частник. И к концу института у меня уже было достаточно приличное портфолио реализованных объектов ...
Какие функции лежат на Марине в ARCHWOOD
... Стала развиваться как руководить. Сейчас уже отошла от проектирования сама - я работаю как арт-директор, то есть всё, что делает моя компания, проходит через меня. Я обязательно просматриваю проект на всех этапах , чтобы обеспечить  определённый уровень, который я хочу держать. И я работаю как управленец и как стратегический директор, развиваю новые направления и пытаюсь понять, куда двигаться дальше ...
Специфика бизнеса
... У нас проектная деятельность. В самом традиционном смысле слова. Несмотря на то, что все клиенты совсем разные, у них совсем разные задачи. Но структура каждого проекта плюс-минус одинаковая. Мы очень редко какие-то процессы меняем. Мы работаем поэтапно . У нас есть отдел проектирования - это дизайнеры, которые непосредственно создают планировки, дизайн, чертят рабочую документацию. И есть отдел снабжения - это люди, которые работают с поставщиками, нарабатывают контакты с новыми поставщиками и оптовые интересные  условия для клиентов , формируют смету, потом помогают всё это закупить во время ремонта. Это такая выстроенная штука, которая у меня изначально работает по принципу конвейера в хорошем смысле слова ...
Я могу открыть систему и сразу по всем проектам мне  понятная полная картина
... У нас есть облачная система - обычная проектная система, их десятки, мы их много меняли. Сейчас мы Basecamp 3 используем. Это не важно, на самом деле, какая система. Она позволяет просто разбить все проекты на типовые этапы и отслеживать ход проекта - уменьшив прямое общение, чтобы снизить потенциальные конфликты и потенциальные ошибки, когда кто-то кому-то что-то забыл сказать. В офисе часто люди говорят устно. Вася подошёл к Маше и сказал: “Не забудь отправить письмо”. При дистанционке это не очень работает. Поэтому у нас, предположим, архитектор заполнил свою часть сметы, поставил галочку, менеджер видит, что смета сдана архитектором, и автоматически принял её в работу. Это не значит, что они никогда не общаются - они знают друг друга, они общались, регулярно видятся, но при этом они не дёргают друг друга, всё происходит автоматически. И их менеджер или я в любой момент видит, что там у них происходит. То есть я могу открыть и сразу по всем проектам у меня понятная картина. Это довольно удобно ...
Дизайн интерьеров - это миллионы деталей
... Поскольку проекты длятся долго, то клиенты часто передумывают что-то, меняется куча деталей. Дизайн интерьеров - это миллионы деталей. И их надо все запомнить. Сначала выбрали одну люстру, потом выбрали другую люстру. Потом передумали и опять первую. Потом всё-таки третью. Потом разбили на 3, потом вернули к первой. И всё вот так циклично. И поэтому нам очень важно всю эту информацию, логику и цепочку прописывать. Поэтому мы фиксируем все договорённости с клиентами и загружаем их в нашу систему. Если вдруг нам нужно вернуться в какой-то момент из прошлого, мы всегда можем открыть и посмотреть, что там происходило на всех этапах. У нас подгружаются наши исходники. И мы можем всегда вернуться к предыдущему этапу проекта. По-сути любой человек, зайдя в систему, увидит весь ход проекта. Это и в плане безопасности компании удобно - всё всегда внутри системы. И даже если один заболел, то второй человек, который его сменит, может прям зайти и с той же точки продолжить ...
У меня есть принцип - если я делаю задачу или объясняю что-то второй раз, то это уже не порядок
... То есть если я что-то объясняю второй раз, значит что-то где-то надо зациклить каким-то мануалом, инструкцией либо процессы перестроить. То есть я смотрю на свою небольшую компанию как на машину, в которой винтик вылетел или что-то другое случилось. Мне интересно это строить и чинить ...
Кто-то забыл “пожалуйста” сказать, кто-то забыл “спасибо” сказать - и из таких вещей накапливается большой ком
... Система помогает избежать некоторых конфликтов . Особенно при дистанционной работе. Вы, наверняка, знаете, что в переписке или в общении по телефону иногда некоторые вещи выглядят более грубо, чем в жизни, в разговоре. Мы смотрим друг на друга, улыбаемся, у нас есть какая-то связь, но если мы начнём переписываться, то мы не знаем ничего друг о друге, мы не видим с каким выражением лица мы переписываемся. Поэтому потенциально в дистанционной работе конфликтов больше. Потому что кто-то забыл “пожалуйста” сказать, кто-то забыл “спасибо” сказать - и из таких вещей накапливается большой ком.

Поэтому, менеджер или главный архитектор, который должен за дизайнерами проверять график, например, работ, потенциально может нарваться каждый день, когда спрашивает их о том, что сделано. И такие ситуации были. Когда это произошло, я думала, , как теперь сделать, чтобы это не повторялось , и наша система теперь сама спрашивает дизайнера в понедельник утром “Какие у тебя задачи есть?”, в пятницу - “Какие задачи закрыты?” И каждый день спрашивает утром и вечером: “Какие у тебя задачи?” и “Что сделано?” И менеджер включается в этот процесс только в том случае, если есть отклонения от нормы, то есть когда нужно помочь продвинуть какой-то проект или при постановке задачи.

А в процессе работы он не раздражает специалиста постоянным контролем. И плюс менеджер в моменте всегда всё видит в системе = нет основы для конфликта ...
Есть ли нормативы в творчестве
... А дальше я разработала нормативы (как бы странно это не звучало в творчестве). Например, я знаю, что планировка делается, скажем, 30 часов в среднем, плюс-минус 2-3 часа. И если человек делает её, например, 50 часов, то, наверное, надо задать ему какие-то вопросы. Может, он левачить начал. Или, может, ему как-то грустно и надо мотивацию поднять. То есть точечные вещи. А не приставать постоянно к сотрудникам: “Что ты делаешь?” Это не детский сад ...
Система - это помощник для уже ответственных людей в том, как структурировано действовать
... Дистанционная работа предполагает изначально, что берёшь очень ответственных людей. Прямо выбираешь их на входе. Есть люди, которые просто категорически не могут работать дома, и никакая система им не поможет. В данном случае система - это помощник, а не надзорный орган и не морковка сзади. Это помощник для и так ответственных людей. Она помогает  структурировано действовать и лишний раз их не раздражать. И всё ...
Почему для Марины важно, чтобы новый дизайнер в команде имел за плечами стабильный профессиональный путь
... Я очень сильно вкладываюсь в своих сотрудников. . Я заметно поднимаю их  уровень со всей душой. Под вкладываюсь я имею ввиду не объяснение процессов и как организована работа, а вкладываюсь именно в его портфолио и его профессиональный уровень, в его умение общаться с клиентами и какие-то мягкие навыки. И он вдруг уходит. Мне, конечно, не хочется.

Я хочу хотя бы верить, что человек достаточно стабильный и у него есть какой-то понятный путь. И я понимаю, куда он двигается и знаю, чтобы я могла ему предложить дальше, чтобы он оставался с нами - возможно, он сможет ведущим архитектором стать или главным архитектором проекта ...
Как происходит погружение новичка в работу ARCHWOOD
... У нас в системе есть базовая ветка в разными папочками и инструкциями нашими нормативами - есть видео о том, как заводить шаблоны, как всё работает, кто мы, почему мы, какие у нас шаблоны подачи эскиза, как мы всё делаем. И часа за 2 - полтора  он [ новый сотрудник ] может всю нашу систему изучить, посмотреть как всё работает. И в общем ему плюс-минус становится всё понятно и дальше дело практики. И плюс, если есть такая возможность, ещё у нас есть небольшой институт наставничества - один из архитекторов, например, просто берёт его [ нового сотрудника ] в помощь на какой-нибудь проект и просто уже на практике новый человек может обкатать именно нашу систему - как у нас общаются с клиентами, что можно, что нельзя, как у нас подают эскизы, какие у нас стандарты качества. Плюс у нас есть внутренние методички и система учёта ошибок. Те ошибки, который у нас были даже в рабочей документации, мы все их заносим, анализируем на общих встречах. И в принципе второй раз это уже не делается. Понятно, что ошибки-то есть у всех, в любой компании. Но вопрос в том, как ты их анализируешь. Такие базы знаний хорошо работают ...
Как долго делали материалы в помощь сотрудникам
... На самом деле, не очень долго. Я просто долго об этом думала и в какой-то момент - это было волевое усилие - первую методичку мы написали буквально за месяц. То есть месяц с учётом того, что мы писали её в свободное время, грубо говоря. Это просто опыт - он и так уже был. И мы сели и весь его переписали прям пошагово - где у нас какие косяки когда бывали. Мы их проанализировали полностью и собрали в одно место, в один материал. И теперь любой новый человек - даже если у него не было какого-то конкретного опыта - может быстро наш 7-летний опыт считать за 1 час и уже так не делать. А если он так сделает, то уже есть куда его вернуть [ к методичке ] ...
У нас нет штрафов
... Я достаточно мягко даю обратную связь. Мне важно, чтобы человек был в эмоциональном состоянии ее принять , когда мы общаемся. Потому что запихивать пользу кому-то - это такая бесполезная история у взрослых людей. То есть я пробую сначала  создать  морально хорошую обстановку. И говорю, что это хорошо было, а это не очень, а это закрепи и давай подумаем вместе как исправить. Я не читаю нотации, это бесполезно. У нас нет штрафов. Если человек совсем не делает выводов, наверное нам не по пути.

Мне кажется, что это вообще не очень правильно и справедливо штрафовать кого-то, если человек полностью осознал свою ошибку. Если получилось случайно или по незнанию. Если мы проработали это, то как-то бесчеловечно штрафы вводить после. Я в принципе против системы штрафов. Надо ещё на входе понимать кто перед тобой, и либо расставаться, если совсем не складывается, либо на человеческих вещах строить свои отношения в коллективе ...
Ты не можешь с нахрапа сделать себе качество
... До карантина мы собирались периодически просто в переговорке - мы арендуем переговорки. И, например, приглашали наших поставщиков или наших партнёров, и они нам устраивали какие-то небольшие обучения, рассказывали, что у них новенького. Мы какие-то ошибки разбираем просто в коллективе - как так вышло вообще. Без какого-то показывания пальцем. Потому что даже если кто-то эту ошибку ещё не совершил, скорее всего совершит. И у нас это обсуждение происходит спокойно, нет никакого порицания = вот произошла такая штука, как вообще действовать в следующий раз , что можно было сделать, что можно сделать.

И я там говорю меньше всего. Сотрудники, коллеги могут сами принимать решения. Кто-то вспоминает прошлый опыт свой из других компаний: “У нас была такая ситуация, мы решали её в таком-то ключе”. Это достаточно удобно. У нас таких ситуаций достаточно мало, нет каких-то больших ошибок, но даже по мелочи мы стараемся анализировать.

Ты не можешь с нахрапа добиться высокого  качества в компании. Качество - это долгое, нудное, монотонное вылавливание этих маленьких блошек, которые где-то чего-то испортили, и системная их проработка ...
Мы не придумали, зачем нам офис
... Я никогда не работала в офисе, меня на это не тянет. И это [ выбор удалённого формата работы ] связано с моими особенностями, потому что всё равно на старте мы делаем компанию под себя. И плюс мне кажется, что офис - это совсем не эффективная история. 

Во-первых, не всем клиентам удобно добираться именно в этот офис или вообще туда ехать. Клиенты у нас по всему Подмосковью, по всей Москве и даже по всему миру, и им наш этот офис не особо нужен :)  Кому-то удобно на МКАДе, кому-то в центре. 

Дизайнеры часть работы делают на дому, а часть - в разъездах, они же постоянно мотаются. У них авторский надзор, встречи с клиентами, выезды в шоу-румы. И я просто изначально представляла, что в офисе никого не будет просто.

А какая-то техническая работа не требует постоянного супер-контроля.  Если сидеть и чертить неделю, то нет большой необходимости в офисе. 

Поэтому мы пошли по какому пути? У нас есть встречи на объекте. Мы арендуем в трёх ко-воркингах переговорки под встречи - и мы понимаем, что этому клиенту удобно в Сити, а этому - в Artplay, а этому - на юге. И это очень удобно. Либо встречаемся в Starbucks, почему нет? ...
Я себя поставила специально в ситуацию, в которой я не могу поправить за помощником
... Я думаю, что это стандартный путь любого эксперта, который пытается открыть компанию. Если ты сам эксперт и  сам руками всё умеешь делать, то самое большое искушение, которое у тебя есть - это отодвинуть своего помощника в сторону и сказать, что я доделаю сам. А когда ты ещё не умеешь ставить задачи, объяснять, контролировать- это самое сложное. И конечно,  это самое главное искушение, и в него проваливаются большинство предпринимателей - тянуть обоз с сотрудниками за собой. 

И у меня такое было. И какой-то момент я просто поняла, что это тупиковый путь - пока я делаю работу за своим помощником , я не развиваю компанию. И после этого я приняла радикальное решение - я просто снесла все профессиональные программы с компа - AutoCAD и всё, на чём мы работаем, я просто удалила. То есть я себя поставила специально в ситуацию, в которой я не могу руками что-то поправить за сотрудником. И, хочешь-не хочешь, пришлось осваивать другие вещи, такие как делегирование, постановка и контроль задач  и развиваться в эту сторону ...
Дело дня
... Мой знакомый, pr-щик Роман Масленников, посоветовал очень интересную методику - дело дня. Если ты чувствуешь, что в операционке зависаешь и не двигаешься, то делом дня может быть любое абсолютно дело на буквально 5 минут (может быть, какой-то звонок двухминутный), которое ты вообще не делал раньше, но что двинет твою компанию точно вперёд. Это никак не связано ни с операционкой, ни с подписанием уже сделанных договоров. Это что-то маленькое, но каждый раз будет двигать вперёд. Я практиковала это несколько лет и сейчас это уже автоматом ...
Пятница - стратегический день
... В какой-то момент я поняла, что я опять в операционке, как и все предприниматели небольшие. И просто волевым решением установила себе, что у меня пятница стратегический день. Я в пятницу не делаю вообще ничего связанного с операционными задачами. Я даже в какой-то момент отключала телефон. И благодаря этой пятнице появился онлайн сервис, курс и другие прикольные штуки. Я практиковала это года полтора, а потом научилась автоматом выделять время на стратегические задачи ...
Онлайн-сервис с готовым дизайном и быстрым созданием  чертежей для ремонта
... У нас есть онлайн-сервис, который пока немного в ручном режиме работает, но очень классные результаты даёт. Это готовые решения такие для ремонта. То есть человек может выбрать один из нескольких стилей и получить чертежи за 12 дней. И это намного дешевле, чем индивидуальный проект с нуля . И я хочу двигаться в IT.

Мы будем пробовать внедрять искусственный интеллект. То есть моя задача - попытаться оцифровать архитекторов :) оцифровать их навыки. Моя мечта - чтобы каждый мог себе сделать хороший дизайн-проект интерьера за 100 долларов, условно. Думаю, это возможно. Не факт, что это сделаем мы, но кто-нибудь это точно сделает ...
Взгляд в будущее
... Я стараюсь сейчас развивать ARCHWOOD как максимально гибкую компанию. Наши планы очень сильно связаны с индустрией дизайна и ремонта в целом. А эта индустрия, по моим прикидкам, идёт в сторону того, что многие дизайнеры будут не так нужны года через 3. Потому что идёт автоматизация. Как со сферой сайтов, где ещё 5 лет назад все компании заказывали себе за 300 000 какой-нибудь крутой корпоративный сайт, то сейчас есть Tilda, Wix и можно любую гипотезу, любой лендинг сделать моментально. Я думаю, что с нижним дешёвым сегментом дизайна интерьеров будет тоже самое. Многие в этом гементе делают одно и тоже, есть какие-то типовые решения. Там все уже придумано. Разумеется, в дизайне есть и бутиковая часть, как костюмы, которые шьют на заказ, и мы это тоже будем продолжать делать, просто потому, что у нас есть такие клиенты.  

Но в целом я думаю, что низ и серединка дизайна исчезнет и что-то будет такое ещё новое. Курс такой. А задача пока остаться максимально гибкими, чтобы быстро переквалифицироваться и развиваться в сферу IT ...
В чём сила ARCHWOOD
... Я думаю, что сила ARCHWOOD в команде. Люди решают, это точно. Сила ARCHWOOD в команде и сила ARCHWOOD в уровне качества, которое изначально этой команде задано. Мы всё равно работаем с одной стороны на клиента, а с другой стороны мы могли бы сделать какую-то работу хуже качеством, чем делаем, и её тоже бы купили, но мы на это не готовы, потому что нам просто было бы стыдно перед самими собой. Думаю, внутренний маятник должен быть у каждого  специалиста, чтобы он рос, и таким образом общий уровень компании тоже рос ... 

У ARCHWOOD есть свой Youtube канал, на нём разбор планировок глазами архитектора, советы по дизайну и ремонту, примеры интерьеров и рум-туры ...

Послушать еще:

Показать еще